Zeitmanagement – So haben Zeiträuber keine Chance

Ein Tag besteht aus 24 Stunden. Im Idealfall teilen wir die 24 Stunden in drei gleich grosse Teile auf: Je acht Stunden für Arbeit, Freizeit und Schlaf. Für viele ist eine solche Aufteilung aufgrund von hoher Arbeitsbelastung, Familie oder Problemen im Umfeld nicht möglich. Einzelne Bereiche nehmen mehr Zeit in Anspruch, die anschliessend anderswo – beispielsweise beim Schlaf – fehlt. Ein solches Ungleichgewicht kann sich negativ auf das Wohlbefinden auswirken.

Zeitmanagement zum besseren Bewältigen der anstehenden Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit ist daher eine Fähigkeit, die in unserer Leistungsgesellschaft immer wichtiger wird. In erster Linie ist es bedeutsam, die anfallenden Arbeiten zu priorisieren: Womit gewinnen wir Zeit? Welche Arbeiten sind Zeiträuber? Mit kleinen Tipps und Tricks gelingt es, den Arbeitsalltag zu strukturieren und stressbedingte Arbeitsausfälle zu vermeiden.
 

Tagesplanung
Zu Beginn des Arbeitstags sollte man sich drei realistische Ziele aufschreiben, die man an diesem Tag erledigen will. Diese Ziele können beispielsweise auf einem Notizblock oder auf Post-its notiert werden. Das Papier oder die Post-its heftet man anschliessend an einen geeigneten Ort beim Arbeitsplatz. So sind die Challenges immer gut sichtbar und halten die Motivation hoch.
 

Einfach einmal «nein» sagen
Wer kennt es nicht? Ein Arbeitskollege ruft an und fragt: «Kannst du das bitte noch kurz für mich erledigen?» Solche Arbeiten sind meist die grössten Zeiträuber überhaupt. Darum gilt: Wenn Sie innerlich «nein» sagen wollen, dann tun Sie das auch. Es ist wichtig, den Mut zu haben, auch einmal «nein» zu sagen.
 

Arbeitstechnik
Bei der Arbeitstechnik gibt es mehrere kleine Tricks, mit denen man schnell und erfolgreich ans Ziel kommt:
 

• Nicht von einer unvollendeten Arbeit zur Nächsten springen. Immer die begonnene Aufgabe erledigen und sich anschliessend einem neuen Task widmen. So profitiert man von kleinen Erfolgserlebnissen und die Motivation bleibt hoch.
• E-Mails sollten nicht andauernd gecheckt werden. Am besten reserviert man sich Zeitfenster in denen man die Mails abarbeitet. Benachrichtigungen, die neue Mails anzeigen, können beispielsweise ausgeschaltet werden. So ist die Ablenkung geringer.
• Wenn man für eine Arbeit seine Ruhe braucht, sollte man das seinen Arbeitskollegen (oder im Home-Office der Familie) mitteilen. So vermeidet man Störungen, die einen aus dem Arbeitsrhythmus bringen.
• Kleine Aufgaben am besten sofort erledigen. Das heisst: Kleine Arbeiten, die wenig Zeit benötigen, am besten sofort beim Erstkontakt abarbeiten. Erledigte Aufgaben sind besser als jene auf der Taskliste.

Natürlich gibt es noch viele weitere Tipps und Tricks, wie man sein Zeitmanagement und somit das Wohlbefinden verbessern kann. Das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) von SWICA bietet im Bereich «gesundes Verhalten» zudem ein Modul «Zeitmanagement» für Unternehmen an.

Weitere Informationen zu «Zeitmanagement» und vielen weiteren spannenden Themen sind unter www.swica.ch/praeventionsmanagement zu finden. Unternehmenskunden haben zudem die Möglichkeit den SWICA Business Blog zu konsultieren und interessante Artikel in den fünf Rubriken Gesundheitsmanagement, Versicherungen, Gastronomie, Broker und Best Practice zu lesen